fbpx

Open space kanceláře zlepšují spolupráci mezi lidmi. Musí se však správně navrhnout

Mají podporovat spolupráci s kolegy, týmového ducha a firemní kulturu. Alespoň teoreticky. V praxi se však často ukazuje, že open space kanceláře spíše týmy rozkládají. Jak je navrhnout, aby vám dobře sloužily?

Všechno to začalo v Americe

Pojem open space, respektive open plan, je známý od začátku 20. století. Koncept vznikl v malých bytech a domech, kde obytný prostor tvořila jediná víceúčelová místnost. Podobně, jako dnes u bytů 1+kk.

 

V byznyse byl jedním z průkopníků open space Henry Ford, který své továrny koncipoval jako obrovské haly plné stolů a lavic. V Česku se první open space objevil ve 30. letech v Baťově zlínském mrakodrapu.

 

Trend open space se šířil jako lavina a v 80. letech ovládl i technologické centrum v kalifornském Silicon Valley. V roce 2014 open space kanceláře využívalo 70 % všech světových firem. 

 

Podlehly mu zejména globální firmy. Například Facebook v roce 2018 otevřel kampus za 300 milionů dolarů pojmenovaný MPK 21. Na téměř 50 000 metrech čtverečních tu pracuje více než 3 000 lidí. Cílem kanceláří je podpořit inovativní myšlení, kreativitu a spolupráci mezi lidmi.

Pracovalo by se vám v open space kancelářích Facebooku dobře? | Zdroj: Arquitectura.com

 

Open space kanceláře kreativitu a spolupráci spíše potlačují

S obrovským rozmachem open space kanceláří ale přišly také první pochybnosti. Podrobně se jimi zabýval například výzkum na harvardově univerzitě v roce 2018.

 

Pomocí elektronických brýlí nebo odposlouchávacích zařízení výzkumníci sledovali zaměstnance dvou nadnárodních firem z žebříčku Fortune 500 magazínu Forbes. Chování 150 lidí zkoumali 15 dní v klasických kancelářích a 15 dní po přestěhování do open space. 

 

Výzkumníky překvapilo, že v open space kancelářích poklesl počet živých interakcí o 70 % a o 50 % vzrostl objem e-mailové komunikace. V klasických kancelářích strávili zaměstnanci kontaktem s kolegy v průměru 5,8 hodin denně, v open space prostorách se socializovali jen 1,7 hodiny.

 

Jak vysvětluje jeden z autorů výzkumu Ethan Bernstein, lidé pracující v obklopení ostatních lidí se potřebují soustředit na svou práci, často si nasazují sluchátka a cítí potřebu vypadat zaměstnaně. To proto, že jsou neustále „pod dohledem” ostatních.

 

Firmy si zároveň nechaly změřit i produktivitu a kvalitu práce. Po ukončení testování byly z výsledků tak zděšené, že se brzy přestěhovaly zpět do klasických kanceláří. Open space se navíc negativně promítl i do hodnocení kvality pracovního prostředí. 

 

Další výzkum připravili vědci na Technologické univerzitě v Queenslandu. Dle závěrů studie 90 % zaměstnanců pracujících v otevřených prostorách pracovalo pod stresem. Další zajímavý fakt přinesla studie mezi 2 400 zaměstnanci v Dánsku. Zaměstnanci pracující v open office kancelářích si brali o 62 % více sick days. 

 

Problémy způsobené open space kancelářemi dokonce obohatily lékařský slovník o nový pojem: open space syndrom. Ten se projevuje vysokým tlakem, nespavostí nebo špatným zažíváním.

 

Řešení? Open space ano, ale v menším

Měli by se tedy zaměstnanci hromadně stěhovat do malých kanceláří po jednom? Ne nutně. Mezi největší problémy na otevřených pracovištích patří vysoká hladina hluku a nedostatek soukromí, kvůli kterým se zaměstnanci uzavírají do sebe.

 

Podle studií však ani úplné ticho a izolace nejsou pro práci ideální. V moderních firmách se proto osvědčují menší prostory sdílené lidmi, kteří společně pracují na stejných projektech.

 

Podle studie z roku 2014 menší týmy dělají přesnější rozhodnutí, mohou sdílet znalosti a rozvíjet spolupráci. Aniž by zaměstnanci museli snášet strasti rozlehlých open space kanceláří.

V menších týmech mohou open space kanceláře fungovat skvěle. Na fotce kanceláře firmy W&P v Brooklynu | Zdroj: fortune.com

Ideální počet zaměstnanců na jednu kancelář se liší podle velikosti místnosti a typu práce, ale studie nejčastěji docházejí k číslovce sedm. Jakmile pracovní skupina dosáhne tohoto počtu, každý další člen snižuje výkonnost skupiny průměrně o 10 %. 

 

Ideální počet lidí na jednu kancelář si však musí každá firma najít sama. Kromě sledování odpracovaného počtu hodin nebo úspěšnosti projektů se nezapomeňte zeptat také zaměstnanců, jak jim práce v týmu a na pracovišti vyhovuje. Zjistíte cennou zpětnou vazbu, kterou nevyčtete z žádné studie na světě.   

 

Dost možná zjistíte, že sídla společností Facebook nebo Google na obrázku vypadají jako sen, ale vaší firmě by se v takovém pracovním prostředí výsledky spíše zhoršily.

 

Tipy od architektky, jak zmírnit nevýhody open space

Pokud open space kanceláře máte nebo mít musíte, máme pro vás tipy od architektky Ing. arch. Andrey Pastrnek, jak můžete zaměstnancům práci v open space zpříjemnit.

 

  • Snažte se každému zaměstnanci vytvořit soukromý prostor, ve kterém se bude cítit dobře. Jednou z možností jsou akustické dělící panely, které zároveň mohou plnit funkci popisovatelných tabulí. Stojí buď samostatně, nebo jsou zavěšené ze stropu.
  • Opticky rozdělit open space pomůže také zeleň. Dnešním trendem jsou například mechové stěny, zavěšené květiny, nebo vertikální zahrady, které navozují pocit útulnosti a čistí vzduch.
  • Pro poklidné vyřizování telefonních hovorů vyzkoušejte nástěnné paravány. Oblíbené jsou samostatně stojící i vestavěné telefonní budky pro delší hovory a možnost práce na notebooku v úplné tichosti. V ČSOB dokonce používají odhlučněné mobilní zasedačky, které mohou přemisťovat.
  • Poskytněte zaměstnancům uzavřené místnosti k odpočinku s pohodlným sezením a klidnou hudbou, oddělené od kuchyně a jídelny.
  • Odbourat stres pomohou i společenské aktivity. Velké oblibě se těší například hrací místnosti se stolním fotbálkem nebo kulečníkem.
  • Dejte zaměstnancům možnost změnit pracovní místo. Ideálně vytvořte několik erárních pracovních míst, například na stojáka, na gauči nebo na terase. 
Nemůžete se rozhodnout jestli open space nebo uzavřené kanceláře? V každé firmě funguje něco jiného. Společně navrhneme ideální kanceláře právě pro vaši společnost.